MUDA ( verspilling)

MUDA = verspilling

Muda is het Japanse woord voor verspilling en vormt een sleutelconcept in Lean.

Binnen het Toyota Productie Systeem (TPS) wordt verspilling in samenhang bekeken met Mura (ongelijkmatigheid, onbalans) en Muri (overbelasting).

📌 Mura verwijst naar variabiliteit in processen, wat leidt tot inefficiënties.
📌 Muri betekent overbelasting van medewerkers, wat kan resulteren in vertragingen en klantontevredenheid.

TPS benadrukt dat deze drie begrippen met elkaar verweven zijn en dat het aanpakken van Muda niet los kan worden gezien van Mura en Muri.

De Twee Types Muda

We onderscheiden twee vormen van verspilling:

1️⃣ Muda Type 1

Activiteiten die geen waarde toevoegen, maar momenteel noodzakelijk zijn om bedrijfsprocessen draaiende te houden.
Kan worden teruggedrongen door vereenvoudiging en procesoptimalisatie.

Waarom is dit belangrijk?
Het reduceren van Type 1 Muda kan een van de belangrijkste resultaten van Lean zijn. Maar het gevaar is dat het ongemerkt weer in processen kan sluipen.

Managers moeten daarom continu alert zijn en Type 1 Muda zoveel mogelijk minimaliseren.

2️⃣ Muda Type 2

Activiteiten die géén waarde toevoegen én zelfs waarde vernietigen—voor klanten, medewerkers en aandeelhouders.
Eliminatie van Type 2 heeft de hoogste prioriteit.

Waarom ontstaat Type 2 Muda?

• Vaak groeit het ongemerkt in processen.
• Soms ontstaat het door onzorgvuldigheid of inefficiënt beleid.

Volgens Dan Jones kun je verspilling pas elimineren als je leert om het te zien:

💬 “De eliminatie van verspilling begint met het opzetten van een Muda-bril.”

Het herkennen van verspilling is een vaardigheid die bewust moet worden aangeleerd. De meeste mensen zijn geneigd routines en ingesleten gewoontes als vanzelfsprekend te beschouwen. Hierdoor blijven verspillingen vaak onopgemerkt.

Lean vraagt om een kritische blik: elke stap in een proces moet worden beoordeeld op toegevoegde waarde

Het daadwerkelijk elimineren en reduceren van verspillingen gebeurt met Kaizen en wordt vaak ondersteund door 5S-activiteiten.

De 5S-methode

1️⃣ Sorteren (Seiri) – Verwijder alles wat overbodig is en alleen maar ruimte en tijd kost.
2️⃣ Schikken (Seiton) – Organiseer en label alles zodat het snel en gemakkelijk terug te vinden is.
3️⃣ Schoonmaken (Seiso) – Houd de werkplek schoon en voorkom ophoping van afval of defecten.
4️⃣ Standaardiseren (Seiketsu) – Zorg voor vaste procedures en standaarden om orde te behouden.
5️⃣ Standhouden (Shitsuke) – Maak 5S een vast onderdeel van de bedrijfscultuur en borg de verbeteringen.

Door 5S consequent toe te passen, wordt verspilling verminderd, de werkplek efficiënter en het continu verbeteren een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse praktijk.

WAARDE

Waarde is het tegenovergestelde van verspilling. Elke organisatie moet zich continu inzetten om de verhouding tussen waarde-toevoegende activiteiten en niet-waarde-toevoegende activiteiten te verbeteren.

Dit kan op twee manieren:
1️⃣ Verspilling voorkomen en terugdringen.
2️⃣ De waarde voor de klant verhogen.

De Drie Soorten Waarde in Lean

🔹 VA – Value Added (Waarde-toevoegend)
✔️ Activiteiten waar de klant bereid is voor te betalen.
✔️ Denk aan de zorg van een huisarts, tandarts, belastingadviseur of boekhouder.

🔹 NVA – Non Value Added (Niet-waarde-toevoegend, vermijdbaar)
❌ Activiteiten die geen toegevoegde waarde hebben en vermeden kunnen worden.
❌ Denk aan onnodige processtappen, extra handelingen of overbodige bewegingen.
💡 Vaak kunnen deze verspillingselementen eenvoudig worden weggenomen door procesoptimalisatie.

🔹 NNVA – Necessary Non Value Added (Noodzakelijk niet-waarde-toevoegend, onvermijdbaar)
Activiteiten die moeten worden uitgevoerd, maar waar de klant liever niet voor betaalt.
Denk aan verplichte certificeringen, vergunningen of administratieve documenten die ingediend moeten worden.

Een Lean-organisatie richt zich op het minimaliseren van NVA en het efficiënter uitvoeren van NNVA-processen, terwijl VA zo sterk mogelijk wordt gemaximaliseerd.

Taiichi Ohno en Shigeo Shingo, de grondleggers van het Toyota Productie Systeem (TPS) en Just In Time (JIT), hebben een overzicht opgesteld van de zeven verspillingen (Muda) die binnen processen voorkomen.

Een belangrijk inzicht bij het terugdringen van verspilling is dat het niet gaat om het versnellen van waarde-toevoegende stappen of het efficiënter maken ervan. Verspilling zit juist in alles wat er tussen die stappen gebeurt.

💡 "Hoe beter je een verkeerd ding ‘goed’ doet, hoe fouter je uitkomt."

Een ander cruciaal punt is dat verspilling verminderen draait om ‘de dingen goed doen’, maar dit mag nooit belangrijker zijn dan ‘de juiste dingen doen’.

🔍 Efficiëntie zonder effectiviteit is zinloos—het verbeteren van een onnodige activiteit blijft verspilling. Daarom moet de focus altijd liggen op het juiste proces, niet alleen op een sneller proces

Maar laten we eens de 7 verspillingen verder onder de loep nemen;

TRANSPORT

Klanten betalen liever niet voor het verplaatsen van goederen, tenzij ze expliciet een verhuisbedrijf inhuren.

Elke vorm van verplaatsing of beweging van goederen, informatie of grondstoffen is in essentie verspilling.

De link tussen vervoer en communicatie

Lange transportafstanden verslechteren niet alleen de efficiëntie, maar ook de communicatie. Dit heeft vaak een negatief effect op de kwaliteit van processen.

Vuistregel in dienstverlening:
Communicatie functioneert optimaal binnen een afstand van 5 meter. Daarbuiten neemt de effectiviteit scherp af.

🔹 Voor betere kwaliteit in dienstverlening moeten samenwerkende groepen fysiek dicht bij elkaar zitten.

Hoe verminderen we deze verspilling?

✔️ Controleer de lengte van de papierstroom binnen een kantoor.
✔️ Beperk de afstand die een klant moet afleggen, bijvoorbeeld bij een luchthaven of balie.
✔️ Analyseer alle processtappen—vooral de stappen die geen waarde toevoegen.

🔍 Door deze vorm van verspilling te herkennen en actief aan te pakken, verbeteren we niet alleen de efficiëntie, maar ook de kwaliteit van dienstverlening.

INVENTORY - voorraad

Voorraad is essentieel voor veel soorten dienstverlening. Hoewel geen voorraad aanhouden een vrijwel onhaalbaar doel is, kan voorraad ook een ondermijnende factor zijn voor kwaliteit en productiviteit.

Dit komt doordat voorraad:
🔹 Vaak leidt tot langere doorlooptijden.
🔹 Problemen verhult, waardoor ze minder snel zichtbaar worden.
🔹 Meer ruimte vereist, wat communicatie en efficiëntie kan verminderen.

📌 Push-systemen (aanbodgestuurd werken) leiden bijna onvermijdelijk tot deze vorm van verspilling.

Drie Soorten Voorraad

1️⃣ Grondstoffen
2️⃣ Onderhanden werk (incl. halffabricaten)
3️⃣ Eindproducten

📍 Eindproducten moeten soms op voorraad worden gehouden om fluctuaties in de klantvraag op te vangen. Maar overmatige voorraad is altijd verspilling, met het risico op veroudering of onbruikbaarheid.

📍 Grondstoffen kunnen tijdelijk worden opgeslagen vanwege leveranciersbeperkingen op het gebied van kwaliteit en betrouwbaarheid.

📍 Onderhanden werk (Work in Progress) of distributievoorraad moet zo snel mogelijk door de leveringsketen worden geleid om stagnatie te voorkomen.

Later in de training komen we terug op de strategische overwegingen omtrent voorraden.

MOTION - Beweging

Een belangrijke vorm van verspilling is Motion, oftewel onnodige beweging. Dit heeft zowel te maken met werkomstandigheden als met werkwijze, en speelt zowel op de werkplek als binnen het werkproces een rol.

De menselijke dimensie omvat twee aspecten:
1️⃣ Het belang van ergonomie voor kwaliteit en productiviteit.
2️⃣ De enorme hoeveelheid tijd die verloren gaat door een niet-optimale werkplekindeling.

Waarom is dit een probleem?
Wanneer werknemers zich moeten uitrekken, bukken, dingen oppakken of van plaats moeten veranderen om beter zicht te krijgen, leidt dit tot:
🔹 Fysieke belasting voor de werknemer.
🔹 Verminderde kwaliteit en efficiëntie.
🔹 Een negatieve impact op de klantbeleving.

Toyota en de kwaliteit van werk
Toyota, wereldwijd bekend om zijn focus op kwaliteit, hecht grote waarde aan de kwaliteit van het werkende leven van zijn medewerkers. Daarom stimuleert Toyota werknemers om alert te zijn op arbeidsomstandigheden die bijdragen aan deze vorm van verspilling.

Tegenwoordig valt verspilling door onnodige beweging ook onder de Arbowetgeving.

Waiting - wachten

Wachten is een van de belangrijkste vormen van verspilling. Wachttijden hebben een directe invloed op de flow binnen processen.

In Lean richten we ons op de klant en de flow in de levering van diensten—niet op het simpelweg bezighouden van werknemers.

Daarnaast heeft wachten ook een rechtstreekse impact op de doorlooptijd. Een korte doorlooptijd kan een belangrijk concurrentievoordeel zijn en draagt bij aan hogere klanttevredenheid.

Elke situatie waarin een klant moet wachten, of waarin een proces onnodig stilstaat, is verspilling.

Een weetje!

Een Nederlander met rijbewijs staat in haar of zijn leven gemiddeld 150 uur te wachten voor een rood autostoplicht: dat is 6,25 dagen en nachten in totaal. (Bron: Quest)

OVERPROCESSING - over-bewerking

Overbewerking verwijst naar een vorm van verspilling waarbij je "een hamer gebruikt om een noot te kraken".

Het gaat om machines en processen die niet geschikt zijn om consistent kwaliteit te leveren—oftewel: systemen die altijd fouten zullen blijven voortbrengen.

Langetermijnvisie: Pas op voor te grote investeringen

Grote investeringen in omvangrijke machines—zoals een fotokopieerapparaat, keuken, ziekenhuisscanner of luchthaventerminal—kunnen de flow voor zowel klanten als werknemers jarenlang verstoren.

Denk: Klein is fijn!

Waarom zijn kleinere machines vaak beter?
✅ Voorkomen knelpunten en verbeteren de flow.
✅ Zijn eenvoudiger te bedienen.
✅ Kunnen flexibel worden onderhouden zonder de hele organisatie stil te leggen.
✅ Zijn gunstiger voor de kasstroom.
✅ Maken stapsgewijze modernisering mogelijk (elk jaar een kleine machine vervangen in plaats van eens in de vijf jaar een grote).

Overbewerking vermijden betekent kiezen voor eenvoud, flexibiliteit en efficiëntie.

OVERPRODUCTIE

Foto: NOS.nl

Overproductie betekent dat er meer wordt geproduceerd dan nodig is, te vroeg wordt geleverd, of dat er wordt geproduceerd ‘voor het geval dat’.

Het doel in Lean:
We moeten exact zoveel produceren, doen of leveren als vereist—niet meer en niet minder—op het juiste moment en van goede kwaliteit.

Overproductie Stapsgewijs Terugdringen

Het verminderen van overproductie moet gestructureerd en volgens een tijdschema gebeuren:

1️⃣ Verminder overproductie van een week.
2️⃣ Verminder overproductie van een dag.
3️⃣ Verminder overproductie tot op het uur nauwkeurig.

Door deze aanpak te volgen, verbeter je de efficiëntie en minimaliseer je verspilling.

Defects

De laatste, maar zeker niet de minst belangrijke vorm van verspilling, is ‘Defects’, oftewel fouten.

Twee Soorten Fouten

🔹 Interne fouten – Afval, herstelwerk, reparaties, vertragingen, extra werk binnen het bedrijf.
🔹 Externe fouten – Garantieclaims, reparaties in de buitendienst, verloren klanten en schade aan de reputatie.

Waarom is het vroegtijdig ontdekken van fouten cruciaal?
Een fout in een microchip die tijdens de fabricage wordt ontdekt, kan mogelijk voor een paar euro worden hersteld.
Wordt diezelfde fout pas na levering aan de klant ontdekt? Dan kan de vervanging honderden euro’s kosten, nog los van de schade aan de klantrelatie en goodwill.

Fouten als Kansen om te Verbeteren

Toyota ziet fouten niet als mislukkingen, maar als verbeterkansen.

💡 Bij Toyota wordt een werknemer die een fout ontdekt, bedankt!
Waarom? Omdat die fout inzicht geeft in een zwakte in het proces, waardoor het structureel kan worden verbeterd om te voorkomen dat de fout opnieuw optreedt.

Door fouten te omarmen als leerervaringen, wordt continue verbetering mogelijk!

Zoals je in de opsomming van de 7 verspilling hebt gezien, staat er nog een 8ste verspilling - tussen haakjes - bij.

Dat is:

Skills - 

Volgens Taiichi Ohno is het doel van het Toyota Productie Systeem (TPS) niet alleen efficiëntie, maar vooral "het scheppen van denkende mensen"—vandaar de alternatieve benaming TPS: Thinking People System.

Lessen uit de automatiseringsgolf

In de jaren tachtig kende de industrie een automatiseringsgekte. Grote bedrijven zoals General Motors (GM) ontdekten op een harde, maar kostbare manier dat geautomatiseerde fabrieken en magazijnen zonder continue verbeteringen en open denkprocessen niet productiever werden.

📌 Zonder menselijke betrokkenheid en continue verbetering is automatisering gedoemd te falen in de productiviteitsrace.

Wat vraagt goed management?

🔹 Helder communiceren over wat van het management wordt verwacht.
🔹 Een cultuur van vertrouwen en wederzijds respect creëren.
🔹 Leidinggevenden moeten niet alleen praten over verbeteringen, maar ook het goede voorbeeld geven.
🔹 Betrokkenheid tonen op de werkplek (Gemba)—daar waar het werk gebeurt.
🔹 Investeren in opleiding en bijscholing van medewerkers.

De cruciale vraag over bijscholing

❌ Niet: "Wat gebeurt er als ik ze laat bijscholen en ze vertrekken?"
✅ Wel: "Wat gebeurt er als ik ze niet laat bijscholen en ze blijven?"

De grootste verspilling binnen een organisatie?
🚫 Geen gebruik maken van de creatieve en intellectuele capaciteit van medewerkers.
🚫 Niet luisteren naar medewerkers.
🚫 Denken dat alleen managers met waardevolle ideeën komen.

Lean draait om mensen. Slimme bedrijven benutten het denkvermogen van álle medewerkers!

Verspillingen op kantoor worden niet opgelost door het opleggen van extra regels, normen en procedures.

🔹 De echte oplossing ligt op de Gemba—daar waar het werk gebeurt.
🔹 Bied ondersteuning, treed op als mentor en help medewerkers bij het vinden van structurele verbeteringen.
🔹 Stel de juiste vragen, zodat teams zelf verspilling leren herkennen en elimineren.

Lean draait om coaching en continu verbeteren, niet om bureaucratie!