GB - SIPOC

SIPOC

SIPOC (of in het Nederlands LIPOK) is een methode om een proces op hoofdlijnen te beschrijven, in relatief grote stappen:

• Leverancier (Supplier)

• Input

• Proces

• Output

• Klant (Customer)

De output wordt geleverd aan een klant of afnemer, terwijl een leverancier de input aanlevert.

Klanten, leveranciers of afnemers kunnen mensen zijn, maar ook bedrijven, organisaties, systemen, machines of zelfs een ander proces. Elke entiteit die input levert of output afneemt, kan deze rol vervullen – en in sommige gevallen zelfs meerdere rollen combineren.

Een burger die een vergunning aanvraagt, is hier een goed voorbeeld van: hij of zij is zowel de afnemer van de vergunning (output), als de leverancier van de informatie (input) via de aanvraag.

STAP 1;

Wanneer je begint met het bepalen van de scope van jouw proces, start je met het vaststellen wie de klant of afnemer is. Dit is degene die de output ontvangt waar het proces om draait. De afnemer van een vergunning kan bijvoorbeeld een burger of een bedrijf zijn. Dit kan zowel extern als intern gericht zijn.

Zodra duidelijk is wie de klant of afnemer is en welke output hij of zij ontvangt, kun je bepalen wat het proces is waarin de verwerking plaatsvindt om die output te creëren.

Als een klant via internet een televisie bestelt, dan is de output van het leveringsproces de televisie zelf. Het proces betreft hier dus het leveren van het product. De klant ontvangt echter direct na de bestelling een bevestiging – en die bevestiging is op haar beurt weer de output van het bestelproces.

Het bestelproces betreft vooral de administratieve handelingen rond het plaatsen van de bestelling, terwijl het leveringsproces zich richt op het daadwerkelijk fysiek leveren van het product.

STAP 2;

Nu duidelijk is wie de klant of afnemer is, welke output hij of zij afneemt en in welk proces deze output tot stand komt, kun je bepalen welke input in het proces wordt verwerkt en wie of wat verantwoordelijk is voor het aanleveren van deze input.

In ons voorbeeld van de televisie heb je als eerste de klantgegevens nodig, zodat je weet waar de televisie geleverd moet worden en aan wie de factuur moet worden gestuurd – tenzij dit al elektronisch is geregeld.

Daarnaast heb je informatie nodig over de beschikbaarheid van de televisie. Tot slot moet de televisie worden verzonden, waarvoor je de planning van de vervoerder nodig hebt.

De klant levert de klantgegevens aan. Voorraadbeheer voorziet in informatie over de beschikbaarheid. En een planningssysteem geeft inzicht in de momenten waarop de televisie bij de klant bezorgd kan worden.

Kortom: een SIPOC (of in het Nederlands LIPOK) is een procesoverzicht dat helpt om de scope van een proces te bepalen. Je tekent de SIPOC van rechts naar links: je begint bij de klant, gaat vervolgens naar de output, het proces, de input en eindigt bij de leverancier.

STAP 3,

De SIPOC (of LIPOK) geeft inzicht in welke input door welke leverancier wordt aangeleverd. Leveranciers kunnen verschillende vormen aannemen: afdelingen, systemen, machines en zelfs klanten.

De input betreft de elementen die specifiek nodig zijn om, in dit geval, de levering van de televisie mogelijk te maken. De output is gekoppeld aan zowel externe als interne klanten. Interne klanten kunnen ook andere processen zijn. Zo vormt de factuur bijvoorbeeld het startpunt van het collectie- en incassoproces.

Tenslotte beschrijft de SIPOC het proces op hoofdlijnen. In elke stap van het proces wordt een concrete handeling uitgevoerd of een specifiek resultaat opgeleverd.

SIPOC Template