GB - A3-probleemoplossing en rapportage

De A3-methode is de afgelopen jaren erg populair geworden bij Lean-organisaties, en terecht. Beknoptheid is het doel van de A3-methode.

A3 verwijst naar het papierformaat – twee A4’tjes naast elkaar. Er wordt gezegd dat dit het grootste papierformaat was dat gefaxt kon worden.

Op het eerste gezicht lijkt A3 een handig probleemoplossend raamwerk, maar het is veel meer dan dat: het is een krachtig hulpmiddel voor begeleiding en ontwikkeling.

Het is een tool om te onderzoeken, vragen te stellen en te peilen, met als doel de werkelijke grondoorzaak te achterhalen. Door coaching en gerichte vragen van een manager of sensei wordt uiteindelijk een veel diepgaandere oplossing gevonden, waarbij de échte oorzaak van het probleem wordt blootgelegd.

De uiteindelijke oplossing is vaak totaal anders dan het eerste voorstel.

"Echte A3 is een teamsport" ; John Shook

De A3-methode is ook een hulpmiddel om consensus te bereiken. Door discussie en coaching groeit zowel de betrokkenheid van de analist als van de manager. Anderen kunnen ook worden betrokken bij het implementatievoorstel, waardoor het 'ons plan' wordt in plaats van 'zijn plan'.

De rol van de Belt

De Belt moet onder andere nagaan of:
✔ Het probleem helder is gedefinieerd.
✔ De doelen duidelijk zijn.
✔ De grondoorzaak voldoende is onderzocht.
✔ De data valide zijn.

Daarnaast moet hij/zij vragen stellen over de implementatie en de vervolgstappen.

Implementatie en Nemawashi

De implementatie kan direct beginnen, zonder verdere rechtvaardiging. Een typisch kenmerk van de Lean-stijl is Nemawashi: de tijd nemen om consensus te bereiken, zodat de uiteindelijke implementatie soepeler en efficiënter verloopt.

Wat is A3?

✅ Een gestandaardiseerde, probleemoplossende methode die de PDSA-cyclus omvat.
✅ Een gestandaardiseerd rapportageformaat, dat dwingt tot bondigheid en structuur – in plaats van eindeloze rapporten in wisselende formaten.
✅ Een gestructureerde methode voor documentatie en archivering.
✅ Een bundeling van rapportageformaten die kunnen worden gebruikt voor planning, budgettering, communicatie en probleemoplossing.

Het algemene formaat van een A3 bestaat uit:

• Een actuele analyse van de stand van zaken aan de linkerkant.
• De toekomstige stand van zaken en het implementatieplan aan de rechterkant.

Vaak is er aan de onderkant nog ruimte voor parafering door degenen die de analyse hebben beoordeeld en hiermee akkoord gaan.

Zie hier onder een A3 template welke je kunt downloaden.

A3-structuur

Bovenaan:
Titel, startdatum en geschatte einddatum

1e deel: Probleemdefinitie

• Probleemomschrijving of klantvraag – Een korte, beknopte omschrijving van het probleem of de vraag van de klant.
• Gewenste situatie – Wanneer is het probleem voor de klant opgelost? Wat zijn de wensen? Wanneer is de klant tevreden en met welke oplossing?
• Probleemcategorie – In welke categorie valt het probleem?
• Verwachte voordelen – Wat levert de oplossing de klant op?

2e deel: Oorzakenanalyse

• Oorzaak en gevolg – Voer een root cause analysis uit: wat is de werkelijke oorzaak van het probleem? Dit kan met de Ishikawa-diagram (bij een groep) of de 5x Waarom-methode (bij één persoon).
• Samenvatting oorzaakanalyse – Een korte en bondige uitleg van je bevindingen en hoe je tot deze inzichten bent gekomen.

3e deel: Corrigerende maatregelen

• Acties om het probleem op te lossen – Welke stappen kunnen we nemen? Met wie (naam) ga je dat doen en wat is zijn/haar rol?
• Implementatieplan – Welke stappen, wie voert ze uit, wanneer en wat is de status?

4e deel: Resultaten

• Resultatenoverzicht – Wat is het resultaat van de doorgevoerde verbeteringen? Wat zijn de voordelen? Zijn ze meetbaar?
• Vervolgacties – Wat moet er nog gebeuren? Wie neemt dit op zich? Wanneer gaat het gebeuren en wat is de status?

🔹 Dit is één van de mogelijke A3-structuren. Als je online zoekt, zul je meerdere varianten vinden. Kies degene die het beste bij jou past en waarmee je op een beknopte maar duidelijke manier het probleem en de oplossing kunt weergeven.

De A3 kan op verschillende niveaus binnen een organisatie worden ingezet:

• Voor routinematige probleemoplossingen 
• Als toevoeging op de mapping
• Als tool bij en registratie van kaizen-events.
• Als toevoeging op strategy(policy) deployment
• Als test om nieuwe medewerkers te evalueren

Het doel van een A3-document is het stimuleren van een gerichte dialoog. Bij A3 draait het niet zozeer om het eindresultaat, maar vooral om het juiste proces. Dit proces bestaat uit herhaaldelijk afstemmen met betrokkenen en zelf naar de werkvloer gaan om feiten te verzamelen. Op deze manier ontstaat een diepgaand begrip van het daadwerkelijke probleem.

Wanneer dit proces grondig wordt doorlopen, volgt het juiste resultaat vanzelf. Uiteindelijk is het de diepgang van het proces – en niet simpelweg het gebruik van een A3 – die de cultuur bepaalt. Dit wordt onderstreept door Pascal Dennis (2007) en John Shook (2008).