GB - 5S

5S is waarschijnlijk de populairste tool van Lean. Maar er is zowel goed als slecht nieuws.

Het goede nieuws:

• Het is gemakkelijk toe te passen.
• Het kan een positieve impact hebben op kwaliteit en productiviteit.
• Het laat zien dat Lean ‘op het toneel is verschenen’ en dat het voor iedereen bruikbaar is.

Het slechte nieuws:

• 5S kan afleiden van de echte prioriteiten.
• Het kan worden gezien als een oppervlakkige oplossing.
• Het kan Lean een slechte reputatie geven als het te fanatiek wordt doorgevoerd.

De werkelijke doelen van een 5S-programma:

• Verspillingen terugdringen, met name de tijd die verloren gaat aan zoeken door een onpraktische of onhandige inrichting.
• Variatie verminderen om processen voorspelbaarder en efficiënter te maken.
• Productiviteit verbeteren door een georganiseerde en gestroomlijnde werkomgeving.

Wil je deze drie doelen bereiken? Dan is 5S een waardevolle tool. Maar als je het ziet als een simpele ‘opruimactie’, dan mis je de essentie.

Is je kantoor een rommeltje? Organiseer een opruimactie, maar noem het geen 5S!

Gebruik 5S alleen als iedereen de noodzaak inziet van een structurele verandering in de manier waarop het werk is georganiseerd. Het moet bijdragen aan het grotere doel van de organisatie: het effectief vervullen van de klantvraag.

De Klassieke 5S-onderdelen zijn:

Scheiden - Seiri

Daarna moet het team ook volgens deze 'sorteercriteria' gaan ordenen. Bekijk elk item.

Moet het op de werkplek blijven? Is de hoeveelheid correct?

Als het item nooit wordt gebruikt - of als je twijfelt over het gebruik - geef je het een rood etiket of je verwijderd het van de werkvloer.

Op rode etiket zet je een datum; als niemand het item binnen een bepaalde (afgesproken) periode gebruikt, dient het te worden verwijderd, gerecycled of geveild te worden.

Een veiling is een bijeenkomst van het hele team, waarin besluiten worden genomen over items met een rood etiket - wat te verwijderen, hoeveel ervan mag op bepaalde plekken bewaard blijven, en op welke plakken.

Dit proces van sorteren, wordt regelmatig uitgevoerd - bijvoorbeeld elke 6 maanden - als een terugkerende herhaling, niet als als een herstart voor een 5S proces.

Schikken - Seiton

Schikken - Plaats dingen in volgorde of breng orde aan.

Plaats na het sorteren, de dingen die zijn overgebleven op de beste plek. Een plek voor alles, waarbij je bijvoorbeeld gebruikmaakt van borden met silhouetten van de item - voetafdrukken - op de plaatsen waar de items horen te staan, liggen of hangen.

Gebruik een kleurcode voor werkplekken en de bijbehorende uitrusting.

De beste plaats is meestal een die voor de hand ligt, zodat het onhandig is om het irem ergens anders te zetten. Alles moet op zijn plek liggen, gebeurd dit niet, geeft dat een probleem aan.

Een goed voorbeeld hiervoor is de 'tandartspraktijk' en/of 'operatiekamer'. Waarom? Omdat bij als er bij een van deze ruimtes de dingen niet op de juiste plaats of volgorde liggen de gevolgen groot kunnen zijn.

Plaats of berg items op basis van hoe vaak ze worden gebruikt op, zodat medewerkers niet voortdurend hoeven te bukken of zich moeten uitstrekken.

Gebruik een 'spaghettidiagram' als analysemiddel.

Ergonomische principes zijn ook van belang en dus kan een ergonomische audit ook van pas komen. Er zijn meerdere uitstekende, goedkope boeken over ergonomie in het kantoor.

Dit kan allemaal overkomen als tijdverspilling, maar investeer in de tijd om je werkplek te organiseren en profiteer van de tijd die je later 'wint' door fouten die worden voorkomen.

Schoonmaken - Seiso

Zorg voor een schoonmaakactie die nooit stopt, net als een visuele scan. Dit betekent dat teamleden voortdurend opletten of iets in orde is en, als dat niet zo is, dit direct corrigeren.

Sommige bedrijven hanteren een 5-minutenroutine: dagelijks wordt 5 minuten besteed aan organiseren en schoonmaken. Hierdoor is aan het einde van de week alles gedaan wat gedaan had moeten worden.

Belangrijke richtlijnen:

• Bepaal wie waar verantwoordelijk voor is.
• Stel vast wat de standaard is.

"Schoonmaken is checken"

Dit betekent dat schoonmaken niet alleen opruimen is, maar ook controleren op afwijkingen én achterhalen waarom ze ontstaan. Zo kunnen problemen worden geëlimineerd of gestandaardiseerd.

Denk aan de analogie van een garage: eerst alles goed schoonmaken, dan kun je vaststellen waar de olielekkage zit. Blijf lekkages opruimen, maar vraag je tegelijk af hoe ze ontstaan en wat je moet doen om ze in de toekomst te voorkomen. Je controleert niet elke keer vóór het autorijden de olie, banden en bandenspanning, maar je doet dat wel als je de auto en/of garage opruimt.

Schoonmaken kan ook inhouden: kalibreren, onderhouden, observeren, smeren, afstoffen en meer.

Maak schoonmaken leuk!

• Het 'Mary Poppins'-effect – Maak van schoonmaken iets leuks!
• Het 'Tom Sawyer'-effect – Laat anderen zien dat ze écht iets missen als ze niet meedoen!

Standaardiseren - Seiketsu

Pas na de voorgaande stappen kunnen we starten met het instellen van gestandaardiseerde procedures. Dit vormt de echte bottom line van 5S.

Ook de 5S-standaarden moeten worden bijgehouden. Ontwikkel daarom een standaard voor de eerste drie S’en.

Standaardiseren kan ook betekenen: meten, registreren, trainen en verbeteren. Daarnaast kan het worden gebruikt om het werk in evenwicht te brengen.

Stimuleren/Standhouden - Shitsuke

Iedereen moet voortdurend betrokken blijven bij 5S. Standhouden draait om participatie en continue verbetering.

De 5S-activiteiten moeten een gewoonte worden, en dat bereiken we alleen door herhaling.

Sommige bedrijven voegen een zesde S toe: Veiligheid (Safety). Hoewel veiligheid van groot belang is, zou een goed 5S-programma veiligheid al in alle vijf fasen moeten integreren. Het apart benoemen van veiligheid kan verwarrend werken. Veiligheidsprocedures en -standaarden moeten worden ontwikkeld, onderhouden en getoetst als integraal onderdeel van het programma.

Het elimineren van onveilige omstandigheden moet altijd een vast onderdeel van 5S zijn!

Een alternatief voor 5S: CANDO

• Cleanup – Opruimen
• Arrange – Ordenen
• Neatness – Netheid
• Discipline – Discipline
• Ongoing improvement – Continue verbetering

Sommige bedrijven voeren regelmatig audits en competities uit:

• Eerstelijns supervisors voeren bijvoorbeeld dagelijkse audits uit.
• Teamleiders controleren wekelijks op willekeurige tijdstippen.
• Afdelingsmanagers voeren maandelijkse audits uit.

Daarnaast belonen sommige organisaties behaalde resultaten.

Want: succes moet je vieren! 🎉

5S als grondoorzaak

5S ligt aan de basis van veel uitdagingen in de dienstverlening. Alle medewerkers moeten zich hiervan bewust zijn en worden aangemoedigd om verbeteringen zo snel mogelijk door te voeren.

Voorbeelden van 5S-issues:

• Als een verpleegkundige bij een patiënt komt of een bouwvakker op een bouwplaats en iets ontbreekt, is dat een 5S-issue.
• Als een document niet kan worden gevonden, is dat een 5S-issue.
• Als een chirurg wordt geconfronteerd met een onbekende inrichting van een operatiekamer, is dat een 5S-issue.
• Als klanten in een supermarkt of winkel moeten vragen waar een bepaald product ligt, is dat een 5S-issue (of een kwestie van visueel management).
• Als een professor geen stift kan vinden voor zijn flip-over, is dat een 5S-issue.
• Als een kantoorboekhandel geen papier meer op voorraad heeft, is dat een 5S-issue.

En zo zijn er nog talloze voorbeelden…

Van symptoombestrijding naar structurele verbetering

Het is niet voldoende om alleen de fout te herstellen. De situatie moet worden geanalyseerd en een eenvoudige, niet-bureaucratische procedure moet worden opgestart om het probleem definitief op te lossen.